En 2025, un logiciel de caisse ne se choisit plus seulement pour ses fonctionnalités d’encaissement mais aussi pour sécuriser les données, respecter la loi et optimiser la gestion.
👉 Depuis le 1er septembre 2025, les professionnels assujettis à la TVA vendant à des particuliers doivent utiliser un logiciel de caisse certifié (NF 525). Les risques de sanctions (amende de 7 500 €) sont réels.
Avec ces changements de contexte, comment s’y retrouver parmi les solutions disponibles ? Nous vous proposons un guide simple et rapide pour choisir un logiciel de caisse adapté à votre activité, conforme et performant.
Pourquoi un logiciel de caisse certifié est désormais obligatoire
Les obligations légales (certification NF 525)
La certification des logiciels de caisse est obligatoire depuis le 1er septembre 2025. Elle garantit que votre logiciel respecte quatre critères essentiels :
- Inaltérabilité : Les données ne peuvent pas être modifiées après enregistrement.
- Sécurisation : Protection contre les altérations ou suppressions.
- Conservation : Enregistrement des données cumulatives (clôtures journalières, mensuelles, annuelles).
- Archivage : Les données doivent être conservées de manière sécurisée.
👉 Cette obligation vise à lutter contre la fraude à la TVA en sécurisant les transactions. En cas de non-conformité, vous risquez une amende de 7 500 € par logiciel non certifié (article 1770 duodecies du CGI).
Au-delà de la conformité : l’efficacité
Un logiciel de caisse performant ne se contente pas de respecter la loi. Il doit procurer des services indispensables.
- Gagner du temps : automatisation des tâches (gestion des stocks, gestion des pourboires, rapports, factures).
- Optimiser les ventes : analyse des données, promotions dynamiques, fidélisation.
- Sécuriser les données : protection contre les fraudes et erreurs de caisse.
Suis-je concerné ?
La certification des logiciels de caisse est obligatoire pour :
- Les commerçants en boutique, ambulants, e-commerçants (B2C), restaurants.
- Les professionnels assujettis à la TVA vendant à des particuliers.
👉 Exceptions
- Micro-entrepreneurs en franchise de TVA.
- Professionnels vendant uniquement en B2B (avec factures).
💡Choisir un logiciel de caisse adapté à son activité
Vous êtes commerçant en point de vente physique
- Vérifiez la certification de votre logiciel de caisse actuel (demandez le certificat à votre éditeur).
- Si non certifié :
- Mettez à jour vers une version certifiée avant un contrôle.
- Choisissez un logiciel avec gestion des stocks et promotions dynamiques (ex. : Genius Commerce).
- Formez vos équipes aux nouvelles procédures (archivage, rapports).
Vous êtes artisan ou micro-entrepreneur
- Vérifiez votre statut :
- Si exonéré de TVA → Pas concerné.
- Si vente à des particuliers → Passez à un logiciel de caisse certifié (ex. : Addictill, simple et économique).
- Optez pour une solution clef en main (ex. : à partir de 29 € / mois chez Neo Systems).
Vous êtes commerçant ambulant (marchés, food trucks)
- Passez à une solution mobile certifiée (ex. : Optimo 920).
- Pensez à l’archivage quotidien de vos données (cloud et stockage local sécurisés).
Vous êtes e-commerçant
- Vérifiez la certification de votre module de paiement/encaissement.
- Centralisez vos ventes (en ligne + physique) avec un logiciel unifié et certifié.
Vous êtes multi-canal (boutique & en ligne)
- Unifiez vos outils : un seul logiciel pour gérer boutique + e-commerce.
- Automatisez la comptabilité avec des exports vers Ciel / QuickBooks.
Solutions Neo Systems – conformes et personnalisées
1. Des Logiciels de Caisse certifiés NF 525
- Genius Commerce et Addictill : certification par INFOCERT, renouvelée automatiquement.
- Pourquoi est-ce nécessaire ?
- Conformité à la législation garantie.
- Audit annuel pour une sécurité permanente.
👉 Chez Neo Systems, tous nos logiciels de caisse sont certifiés NF 525 depuis 2014.
2. Un accompagnement sur-mesure
- Audit gratuit pour identifier vos besoins.
- Migration fluide depuis votre ancien logiciel.
- Formation et support 6 jours / 7.
3. Les fonctionnalités dont vous avez besoin
- Gestion des stocks en temps réel.
- Analyse des ventes et promotions dynamiques.
- Rapports automatisés pour la comptabilité.
Comment adopter une solution Neo Systems
- Contactez-nous pour un audit gratuit.
- Migration et installation accompagnées.
- Formation pour maîtriser votre nouvel outil.
📌 Faq : Questions sur les Logiciels de Caisse
1. Un logiciel de caisse est-il toujours obligatoire ?
Non, il est obligatoire pour les professionnels assujettis à la TVA vendant à des particuliers. Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA et ceux qui vendent uniquement en B2B ne sont pas concernés.
2. Comment savoir si mon logiciel de caisse est conforme ?
Vérifiez qu’il possède un certificat NF 525 délivré par un organisme accrédité (comme INFOCERT). Demandez ce certificat à votre éditeur.
3. Différences entre un logiciel de caisse pour boutique et un logiciel pour e-commerce ?
- Boutique : gestion des stocks physiques, promotions en magasin, intégration avec un TPE.
- E-commerce : synchronisation avec les plateformes (Shopify, WooCommerce), gestion des commandes en ligne.
4. Puis-je utiliser un logiciel de caisse non certifié si je suis micro-entrepreneur ?
Oui, si vous êtes en franchise de TVA. Sinon, vous devez utiliser un logiciel certifié.
5. Combien coûte un logiciel de caisse certifié ?
Les tarifs varient de 29 € / mois pour une solution complète à 150 € / mois (solutions avancées), selon les fonctionnalités.
6. Comment transférer mes données vers un nouveau logiciel de caisse ?
Choisissez un éditeur proposant une migration accompagnée (comme Neo Systems), avec sauvegarde et transfert de vos données existantes.
🧭 Aller à l’essentiel
Un logiciel de caisse conforme est nécessaire pour éviter les sanctions et optimiser votre gestion.
Neo Systems propose des solutions certifiées NF 525 depuis 2014 (premier certificat délivré en France). En outre, nous considérons que votre logiciel doit s’adapter aux besoins de votre activité et non l’inverse.
Ne vous embarrassez pas de fonctionnalités inutiles !
Audit préalable (gratuit) et accompagnement personnalisé (6 jours / 7) permettent d’opter pour une solution sécurisée et adaptée à votre activité. Bénéficiez d’un accompagnement sur mesure pour une transition efficace.
