Ces derniers temps, la réglementation des logiciels de caisse a évolué à plusieurs reprises. Au bout du compte, après le report au 31 août 2026 de l’application de la réforme précédente supprimant l’auto-attestation délivrée par l’éditeur, cette possibilité est désormais rétablie par la loi de finances pour 2026.
Vous utilisez un logiciel ou un système de caisse et vous vous interrogez sur sa conformité à la règlementation ?
Voici un récapitulatif rapide des principales règles à connaître, des documents à prendre en compte et des vérifications à effectuer pour une solution conforme.
Que dit la réglementation ?
La réglementation concerne les entreprises qui utilisent un logiciel ou système de caisse pour enregistrer certains règlements.
Elle vise à garantir la fiabilité des données d’encaissement et à limiter les possibilités de dissimulation de recettes.
Le logiciel ou système utilisé doit respecter quatre exigences :
- l’inaltérabilité des données ;
- leur sécurisation ;
- leur conservation ;
- leur archivage.
⚠️ La réglementation ne vous impose pas de vous équiper d’un logiciel de caisse.
En revanche, si vous utilisez un tel outil dans une situation entrant dans le champ du dispositif, vous devez pouvoir justifier de sa conformité.
Qui est concerné par cette obligation ?
Le dispositif vise principalement les assujettis à la TVA qui réalisent des ventes ou des prestations auprès de particuliers et enregistrent leurs règlements au moyen d’un logiciel de caisse ou système assimilé (tout système informatique professionnel enregistrant et gardant en mémoire les paiements reçus).
Cela peut notamment concerner :
- les commerces de proximité ;
- les restaurants ;
- les commerces ambulants ;
- les boutiques disposant d’un espace physique ;
- certaines activités qui vendent en ligne et en magasin.
👉 Le simple fait de vendre à des particuliers ne suffit toutefois pas à déterminer si vous êtes concerné.
Il faut aussi examiner votre régime de TVA, la nature de vos opérations et la manière dont vous enregistrez les règlements.
Quelles sont les principales exclusions ?
Certaines situations sont exclues du dispositif, notamment en cas :
- de franchise en base de TVA (micro-entrepreneurs) ;
- d’activités ne s’exerçant que dans un cadre exonéré de TVA ;
- d’activités réalisées exclusivement entre professionnels (B to B) ;
- de certaines situations relevant du remboursement forfaitaire agricole ou concernant les paiements reçus par intermédiation d’un établissement bancaire.
Votre situation peut être différente si vous exercez plusieurs activités ou si vous appliquez plusieurs régimes de TVA.
📌 En cas de doute, demandez conseil à votre expert-comptable ou à l’administration fiscale.
Quelles sont les quatre exigences à respecter ?
1. L’inaltérabilité des données
Les données d’encaissement doivent être enregistrées sans pouvoir être modifiées ou supprimées. Toute correction nécessite d’enregistrer de nouvelles données.
2. La sécurisation
Le système doit protéger les données d’encaissement d’origine contre les altérations. Il doit permettre de retracer les opérations réalisées et les éventuelles modifications effectuées.
3. La conservation
Les données doivent être conservées dans le temps. Le logiciel doit notamment permettre de produire les informations nécessaires au suivi de l’activité et aux contrôles prévus par la réglementation (clôture journalière, mensuelle et annuelle).
4. L’archivage
L’archivage permet de conserver les données sur une période donnée, dans des conditions qui préservent leur intégrité et leur authenticité.
👉 Ces quatre notions sont liées. Un logiciel qui propose de nombreux tableaux de bord ou fonctions commerciales n’est pas nécessairement conforme pour autant. Il faut pouvoir présenter le justificatif règlementaire correspondant à la solution utilisée.
Certificat ou attestation individuelle : quelle preuve fournir ?
Depuis la loi de finances pour 2026, deux modes de preuve peuvent être utilisés.
Le certificat d’un organisme accrédité
L’éditeur peut faire certifier son logiciel par un organisme accrédité (exemple : certification NF 525 par INFOCERT). C’est la solution la plus confortable car la plus pérenne pour l’utilisateur du logiciel. Le professionnel utilise alors le certificat correspondant à la solution concernée pour justifier de sa conformité.
L’attestation individuelle de l’éditeur
L’éditeur du logiciel peut également délivrer lui-même une attestation individuelle qui l’engage, conforme au modèle prévu par l’administration. Cette possibilité avait été supprimée par la loi de finances pour 2025, avant d’être rétablie pour 2026.
👉 Ces deux documents constituent des modes de preuve alternatifs. Vous n’avez donc pas à présenter simultanément un certificat et une attestation.
Le document doit correspondre au logiciel ou système de caisse effectivement utilisé, ainsi qu’à la version concernée. Une simple mention commerciale sur un site internet ou une facture ne remplace pas l’attestation prévue par les textes.
Ce qui a changé depuis 2025
Notre article consacré à la certification des logiciels de caisse présentait légitimement le certificat délivré par un organisme accrédité comme unique moyen de preuve de conformité.
Or, depuis son rétablissement prévu par la loi de finances pour 2026, l’attestation individuelle délivrée par l’éditeur est de nouveau admise.
Vous devez donc surtout vérifier trois éléments :
- votre entreprise entre-t-elle dans le champ du dispositif ?
- le logiciel utilisé respecte-t-il les exigences de conformité ?
- disposez-vous d’un certificat OU d’une attestation correspondant à votre solution ?
Que demander à votre fournisseur ?
Avant de conserver ou de choisir un logiciel, demandez un document précis. Il doit vous permettre d’identifier :
- le nom du logiciel ou du système de caisse ;
- la version concernée ;
- l’identité de l’éditeur ou de l’organisme certificateur ;
- la date et la portée du document ;
- la fonction caisse couverte ;
- les éventuelles conditions liées aux mises à jour ;
- les modalités de conservation ou de récupération des données.
Conservez ce justificatif avec vos documents comptables et contractuels. Si vous changez de version ou de solution, vérifiez que le document reste applicable.
Quelles conséquences en cas de non-conformité ?
Le défaut de justification de la conformité peut entraîner une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné, dans les conditions prévues par le Code général des impôts.
Vous devez donc éviter deux erreurs :
- utiliser une solution sans vérifier son statut ;
- conserver un ancien justificatif qui ne correspond plus à la version utilisée.
Et les logiciels de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité ou de gestion n’a pas à être certifié ou attesté conforme dans son ensemble simplement parce qu’il est utilisé par une entreprise concernée.
En revanche, s’il comprend une fonction d’encaissement utilisée comme logiciel de caisse, cette fonction doit respecter les exigences applicables.
👉 Il faut donc distinguer le logiciel dans son ensemble du module qui enregistre les règlements.
De même, un terminal de paiement utilisé seul pour accepter un règlement ne constitue pas, à lui seul, un logiciel ou système de caisse soumis à cette obligation.
Les solutions Neo Systems
Neo Systems propose notamment les logiciels Genius Commerce et Addictill pour accompagner les professionnels dans la gestion de leur activité.
👉 Nos logiciels de caisse sont tous certifiés NF 525 par INFOCERT (renouvellement annuel).
Selon la solution et la formule retenues, vous pouvez retrouver des fonctions liées :
- à la gestion des articles et des clients ;
- aux remises, retours et remboursements ;
- aux acomptes et au multi-paiement ;
- au journal des ventes ;
- aux statistiques ;
- à la gestion de plusieurs utilisateurs ;
- au suivi des stocks ;
- à l’export comptable ;
- au multiposte ou à certaines activités spécialisées.
Par exemple, Addictill (téléchargeable gratuitement) est un outil de gestion multi-commerce intégré à plusieurs équipements OPTIMO, avec par exemple l’intégration du fichier articles, le SAV et les transactions illimités selon les conditions de l’offre.
FAQ – Réglementation des logiciels de caisse
Un logiciel de caisse est-il obligatoire pour tous les professionnels ?
Non. La réglementation encadre l’utilisation d’un logiciel ou système de caisse dans certaines situations. Elle n’impose pas à toutes les entreprises de s’équiper d’un tel outil.
L’attestation individuelle de l’éditeur est-elle valable en 2026 ?
Oui. La loi de finances pour 2026 a rétabli la possibilité de justifier la conformité avec une attestation individuelle délivrée par l’éditeur, en alternative au certificat d’un organisme accrédité.
Quelle est la différence entre une attestation et un certificat ?
La certification de conformité (type NF 525) est délivrée par un organisme accrédité neutre et indépendant (ex : INFOCERT). L’attestation individuelle est établie par l’éditeur du logiciel lui-même, qui s’engage ainsi à respecter le cahier des charges prévu par l’administration. Ces documents constituent deux modes de preuve alternatifs.
Un logiciel de comptabilité doit-il être certifié ?
Non, pas dans son ensemble. Si le logiciel comprend une fonction caisse utilisée pour enregistrer des règlements, cette fonction doit alors respecter les exigences règlementaires applicables.
Un terminal de paiement seul est-il concerné ?
Un terminal de paiement n’est pas assimilé à lui seul à un logiciel de caisse soumis à cette obligation. Il faut distinguer le TPE de l’outil informatique qui enregistre les opérations de caisse.
Quels documents demander à son éditeur ?
Demandez un certificat ou une attestation correspondant au nom du logiciel, à la version utilisée et à la fonction caisse concernée. Conservez ce document et demandez une mise à jour en cas de changement de version ou de modèle.
La réglementation des logiciels de caisse en 2026
La réglementation des logiciels de caisse a encore évolué depuis 2025.
- En 2026, les professionnels concernés doivent toujours utiliser une solution conforme aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
- Mais cette conformité peut dorénavant être justifiée par un certificat délivré par un organisme accrédité indépendant (type INFOCERT – NF 525) OU par une attestation individuelle établie par l’éditeur pour son propre logiciel de caisse.
Avant de choisir ou de conserver votre logiciel, faites le point sur vos objectifs et vos besoins et demandez à votre fournisseur le document (attestation ou certificat) correspondant à la version utilisée.
N’hésitez pas à contacter Neo Systems pour échanger sur votre solution de caisse et les fonctionnalités adaptées à votre activité.
